Claves para detectar fraudes a través de entrevistas

Una cuestión siempre difícil dentro de una corporación es poder determinar de manera fehaciente quién y cómo efectuó un fraude. Hay métodos y estrategias puntuales, así como etapas a cumplir en el marco de las entrevistas e interrogatorios, que son muy bien explicados en este artículo por la experta Gricelda Soledad Ruibal.

Por Gricelda Soledad Ruibal, socia fundadora de Play In Group*

Email: grisolrui@gmail.com
Website: https://www.linkedin.com/in/gricelda-soledad-ruibal-855aa7197/

Ésta es mi tercera nota sobre el tema de los fraudes (ver ‘Los más famosos fraudes y estafas’: https://g-mnews.com/experts/most-famous-frauds-and-scams-to-global-casinos-on-recent-history/ y ‘Cómo identificar y prevenir el fraude empresarial’: https://g-mnews.com/experts/como-identificar-y-prevenir-el-fraude-empresarial/). Un investigador de fraudes debe poder desarrollar la técnica de entrevistar a un sospechoso, persona vinculada o no vinculada, pero que ayude a aportar datos que permitan ampliar la indagación. Las entrevistas e interrogatorios son excelentes herramientas para comprobar la existencia y dinámica de un delito y las responsabilidades involucradas. La tarea de entrevistar o interrogar no es sencilla. De hecho, implica mucha práctica. Se requiere ser observador, sagaz, minucioso, paciente, flexible, con buena memoria, ordenado, intuitivo, discreto y perseverante; para aprovechar así las circunstancias en beneficio de encontrar ‘la verdad’.

SOBRE INTERROGATORIOS Y ENTREVISTAS
Es muy importante conocer las diferencias entre un interrogatorio y una entrevista. Un interrogatorio consiste en examinar a una persona mediante el uso de preguntas para conocer la verdad. El arte de interrogar es un proceso individual; depende de la personalidad del que interroga y de cómo logra comunicarse. Sólo con el interrogatorio se pueden disipar dudas, esclarecer puntos oscuros y llegar así a una convicción razonada y segura. El éxito del interrogatorio radica en lograr la confesión o admisión de responsabilidad o su relación con los hechos que se preguntan.

Por otro lado, una entrevista se define como una reunión en la que se establece un diálogo entre dos o más personas. Las entrevistas suelen involucrar preguntas, pero éstas no son muy rígidas, y dan paso a una conversación en vez de sólo a meras respuestas. La finalidad de una entrevista es obtener de una persona la información que pueda poseer con relación a un hecho. En tanto que el interrogatorio tiene como meta específica conseguir del autor o sospechoso la confesión o admisión de su delito y una declaración voluntaria escrita y firmada.

Las entrevistas son un procedimiento en el cual se conjugan elementos técnicos, destrezas cognitivas y emocionales, además de habilidades de comunicación. Mediante una adecuada formulación de preguntas se logra la mayor cantidad de información útil posible. El proceso de entrevistar a alguien se perfecciona con el tiempo, a través de la permanente reevaluación de métodos y técnicas. Con cada entrevista, el investigador fortalece sus habilidades y mejora su capacidad para planear las preguntas y registrar las respuestas en forma precisa, lógica y completa.

ELEMENTOS Y ETAPAS DE LA ENTREVISTA
Toda entrevista debe, al menos, considerar información sobre los siguientes puntos:
• ¿Qué ocurrió? (Asunto)
• ¿Cuándo ocurrió? (Fecha)
• ¿Dónde ocurrió? (Lugar)
• ¿Cómo ocurrió? (Circunstancias)
• ¿Con qué ocurrió? (Elementos utilizados)
• ¿Quién intervino? (Personas)
• ¿Por qué ocurrió? (Motivo)

En las entrevistas, se formulan preguntas a sujetos con conocimiento de:
1. Los eventos ocurridos
2. Las probables personas involucradas
3. Las probables pruebas físicas o intangibles

a. Etapa previa a la entrevista
La investigación previa del delito debe ser amplia, documentada y repleta de evidencias. Se debe proceder con absoluta discreción. El mejor escenario es aquel en el que ningún empleado es conocedor de la existencia de una investigación. El efecto sorpresa evitará posibles interferencias y actos que frustren nuestro objetivo. La preparación de la entrevista es fundamental. Hay que prever todos los escenarios y posibles respuestas del entrevistado (empleado sospechado), y contar con varios planes de acción: A, B, C, etc.

b. Etapa durante la entrevista
Las entrevistas a un empleado deben ser realizadas por dos o más personas. Menos de ese número es desaconsejable, ya que, en ese caso, el contenido de una entrevista sería la palabra de uno contra otro. Esto puede crear un efecto intimidatorio que no conviene al clima de la entrevista. El lugar de la entrevista deber ser el habitual del empleado, debiéndose aprovechar la excusa de una revisión rutinaria para hablar con él. Se recomienda iniciar la entrevista con aspectos triviales, para ir focalizando cada vez más sobre nuestro objetivo. Se puede contar en la entrevista con todo tipo de documentación y tratar los temas con la máxima confidencialidad, con el fin de crear incertidumbre en el empleado. Es clave jugar con la ventaja de que el empleado no sabe lo que nosotros sí conocemos. Lo ideal es fomentar un clima cordial, aunque será inevitable la tensión. El entrevistador debe ubicarse en un rol intermedio: ni ‘amigo’ ni ‘enemigo’. La sensación para el entrevistado tiene que ser la de responder en un ambiente serio e institucional, con el objetivo de esclarecer la verdad de los hechos. Jamás deben interrumpirse las respuestas e intervenciones del empleado. De hecho, hay que jugar con los silencios y espacios ‘vacíos’. El entrevistados siempre tiene que controlar la situación y hacérselo sentir al entrevistado, lo que le permitirá ganar la batalla de la ‘inteligencia emocional’ del momento.

c. Etapa posterior a la entrevista
Por experiencia, es sabido que la situación normal suele ser la no aceptación de los hechos fraudulentos por parte del empleado. Así, habrá que demostrar todos los hechos con pruebas y evidencias fehacientes hasta aclarar lo ocurrido.

Consejos útiles finales para los entrevistadores:
1. Tener una mente abierta: es importante no dejar que sus propios prejuicios obstaculicen el camino de la investigación. Los sesgos pueden nublar su juicio y la realidad de los hechos.
2. Escuchar: no lleve la conversación al diálogo constante e indetenible. Hay que proporcionar momentos de silencio, pausa y espera. Si las personas sienten que están siendo escuchadas, esto les da ánimos para hablar.
3. La práctica: los errores suceden. Todo el mundo comete errores, incluso los examinadores de fraude más calificados. Considere que lo que más provoca que la gente se ponga nerviosa al ser entrevistada es la propia ansiedad del entrevistador sobre las preguntas. Busque ejercitar un diálogo firme pero relajado.

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*Con más de 15 años de experiencia profesional asesorando a empresas del sector del juego (en aspectos legales, técnicos y contables), entre otros, actualmente, Gricelda Soledad Ruibal es socia fundadora de la consultora Play In Group y Directora de Relaciones Institucionales de Gaming Solution Technology. De su extenso currículum, debe destacarse su trabajo como ex Coordinadora del Programa Hiperion, de la Dirección de Sistemas del Instituto Provincial de Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires (IPLyC). Ruibal se especializa en la organización de equipos de trabajo interdisciplinarios, así como en negociación y resolución de conflictos.

Es Contadora Pública Nacional de la Universidad Nacional de La Plata, provincia de Buenos Aires (Argentina), y tiene posgrados en Tributación (Universidad Nacional de La Plata), y Auditoría y Detección de Fraude (Consejo Profesional de Ciencias Económicas, Ciudad de Buenos Aires). En cuanto a la industria del juego, esta ejecutiva ha participado en diferentes seminarios y congresos organizados por ALEA, CIBELAE y GLI.